Если вы хотите усилить контроль за расходованием финансовых ресурсов вашей компании.

Работа службы закупок является одним из объектов пристального внимания со стороны собственником и менеджмента компании. Должностное положение работников данной службы зачастую располагает к различного рода злоупотреблениям, которые приводят к убыткам.

Наша услуга дает возможность собственникам и менеджменту компании получить уверенность в том, что сотрудники системы закупок работают добросовестно и эффективно. Или же, наоборот, установить случаи злоупотребления служебными полномочиями.

Сама услуга состоит из пяти последовательных этапов.

Этап 1 — Аудит системы закупок

Цель

Цель этого этапа состоит в том, чтобы предоставить собственникам и менеджменту компании следующую информацию:

• Не злоупотребляют ли сотрудники службы закупок должностными полномочиями?
• Добросовестно ли выбираются поставщики товара?
• Реальны ли поставщики товара (или это «фирмы-однодневки»)?
• Насколько закупочные цены соответствуют рыночным?
• Насколько понятной и прозрачной является система закупок?
• Правильно ли оформляются товаросопроводительные документы?

Состав услуг

• Интервью с сотрудниками отдела снабжения.
• Анализ существующей у заказчика практики закупок.
• Анализ бизнес-процессов, затрагивающих систему закупок:
  • установление фактической системы документооборота и движения информации — кто/когда/кому/какие/в какой форме информацию и документы предоставляет/принимает;
  • определение источников информации, влияющих на принятие решений по закупкам;
  • определение функционала сотрудников отдела снабжения.
• Контрольные процедуры:
  • мониторинг цен (в случае их открытого опубликования поставщиками);
  • анализ закупочных цен за период в динамике, анализ отклонений цен, определение факторов отклонений;
  • выявление изменения цен на сумму предполагаемого «неофициального вознаграждения» сотрудникам заказчика в тех случаях, когда поставщик старается возместить уплачиваемую сумму через повышение цены;
  • выборочный анализ договоров и дополнительных соглашений для выявления нетипичных условий (в том числе невыгодных для заказчика);
  • проверка поставщиков на предмет благонадежности на основании публичной информации.
• Оценка применимости практики закупок через электронные площадки.
• Оценка эффективности закупок в рамках ВЭД, в том числе:
  • анализ комиссий банков, платежных агентов;
  • определение альтернативных схем платежей, если таковые будут эффективнее и/или дешевле;
  • оценка актуальности получения компанией рейтинга и/или страхового лимита в SINOSURE (китайская государственная корпорация страхования экспортных кредитов) для более выгодных закупок у поставщиков в Китае;
• Анализ кредитных продуктов, используемых компанией для финансирования закупок.
• Оценка влияния налогового фактора при закупках, в том числе анализ работы с поставщиками по принципам:
  • работа с поставщиками на УСН — имеется ли скидка по сравнению с ОСН;
  • работа с поставщиками на ОСН особенно выгодна при экспортной деятельности;
• Сбор и формализация информации, необходимой для проектирования автоматизированной системы закупок.

Результат

Отчет по результатам аудита. Отчет содержит описание выявленных нарушений и обстоятельств, на которые мы считает необходимым обратить внимание заказчика, а также рекомендации по оптимизации системы закупок.

Этап 2 — Разработка функциональных требований для автоматизации системы закупок

На этом этапе мы составляем техническое задание для планируемой автоматизации:

• Перечень требований предъявляемых к конфигурации 1С.
• Перечень работ по подготовке персонала.
• Перечень работ по запуску конфигурации 1С в опытную эксплуатацию.

Возможно два варианта реализации.

Вариант 1. Без применения метода «двойной записи».

• Ввод прайс-листов поставщиков.
• Анализ динамики цен, в том числе по отклонениям.
• Автоматическое уведомление о тех или иных операциях, критически влияющих на маржу проекта.
• Ограничение доступа и возможности несанкционированного изменения файлов «задним числом».
• Формирование заявок на оплату, их согласование и формирование платежного календаря.
• Хранение скана счета (и иных документов) в привязке к конкретной операции (фактический расход, плановая сумма расхода и т.п)

Вариант 2. С применением метода «двойной записи»

• Все вышеперечисленное в варианте 1.
• Интеграция с системой бухгалтерского учета, возможность не дублировать те или иные операции при заполнении факта в бюджете.
• Возможность в дальнейшем формировать полноценную управленческую отчетность: например, отчет о финансовых результатах, управленческий баланс.
• Более достоверная информация о кредиторской и дебиторской задолженности.

Результат

Функциональные требования к автоматизации системы закупок.

Этап 3 — Автоматизация системы закупок (этап внедрения)

• Автоматизация системы закупок (по умолчанию с использованием программного обеспечения 1С).
• При необходимости, заведение входящих остатков и необходимой аналитики.
• Текущий контроль над ходом автоматизации с целью недопущения/минимизации отступлений от утвержденных функциональных требований.
• Разработка альтернативных решений и методов в случае, если будет установлена невозможность автоматизации тех или иных процессов в связи с вновь выявленными особенностями бизнес-процессов компании.
• Контрольное тестирование автоматизированной системы.

Результат

• Автоматизированная система — конфигурация базы данных 1С.
• Руководство пользователя.
• Краткие памятки для конкретных специалистов, использующих отдельные блоки системы.

Этап 4 — Обучение персонала и консультации

• Обучение персонала в рамках новых бизнес-процессов.
• Консультирование персонала по работе с автоматизированной системой закупок.
• Выявление потребности в дополнительной автоматизации отдельных процессов.
• Получение «обратной связи» о функционировании системы управленческого учета, выявление и исправление ошибок.

Этап 5 — Регулярный операционный контроль над работой системы закупок

• Участие в согласовании существенных заявок на закупку на этапе планирования расходов (данное согласование не является условием для оплаты расходов, если такая оплата должна пройти срочно).
• Контроль исполнения рекомендаций по итогам этапа 1.
• Регулярные (в том числе внезапные) контрольные процедуры:
  • выборочный мониторинг цен поставщиков;
  • выборочная проверка контрагентов на предмет их благонадежности;
  • анализ договоров и дополнительных соглашений для выявления нетипичных условий (в том числе невыгодных для заказчика).

Стоимость

Стоимость услуг определятся по договоренности.

Как альтернатива, по желанию клиента, стоимость услуг может формироваться на основе процента от достигнутой экономии и/или увеличения рентабельности. При этом в качестве базового параметра сравнения «было/стало» принимается показатель EBITDA по данным управленческого учета после консолидации показателей компании.

Предварительно размер вознаграждения устанавливается как 10% от суммы положительного изменения показателя EBITDA.

Зачем это вам?

Исходя из нашей практики, данная услуга интересна и собственникам, и менеджменту организации. В частности, когда Компания получает убытки, вызванные высокими закупочными ценами, полезен независимый взгляд на работу системы закупок с целью выявления и устранения недостатков системы, а также ее оптимизации.