При ведении бизнеса, будь то компания или индивидуальный предприниматель, неизбежно принятие решения о том, кому доверить свою бухгалтерию. Не будем рассуждать на тему нужен ли бухгалтерский и налоговый учет и в каком объеме он необходим, нужно принять как данность – без бухгалтерского учета нельзя обойтись и нельзя сбрасывать со счетов его значимость и важность при осуществлении деятельности на территории России.
Каждая компания проходит свой путь в поисках оптимального соотношения стоимости ведения учета и его качества. Кто-то принимает решение принять главного бухгалтера в штат, кто-то заключает с аутсорсинговыми компаниями договоры на бухгалтерское обслуживание.
Последнее десятилетие рынок аутсорсинговых услуг стремительно развивается и количество компаний, оказывающих услуги по удаленному ведению бухгалтерского учета, растет в геометрической прогрессии. Руководители компаний часто стоят перед выбором как не ошибиться в выборе компании, как обезопасить себя и своей бизнес от возможных претензий со стороны налоговых органов, с учетом усиливающей субсидиарной ответственности перед бюджетом как учредителя, так и генерального директора.
Попробуем рассмотреть какие есть отрицательные стороны работы с аутсорсинговыми компаниями и какие проблемы (риски) могут возникнуть при таком выборе работы. Как правило, об этих проблемах скромно замалчивается при заключении договора.
Несение ответственности и страхование рисков
Компании, оказывающие услуги по ведению бухгалтерского учета не обязаны осуществлять страхование профессиональных рисков. Однако избежать ошибок не всегда получается. Если сумма ущерба будет достаточно велика, то аутосорсинговая компания, может не располагать средствами, для возмещения ущерба и можно увязнуть в судебных тяжбах. Компании, которые дорожат своей репутацией, обязательно заключают договор добровольного страхования профессиональных рисков. При заключении договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета обязательно поинтересуйтесь наличием страхового полиса и суммой страхового возмещения.
Также следует иметь в виду, что сумма уплаченных вами налогов ущербом быть не может, ведь обязанность платить их лежит на вашей компании. Поэтому недоимку взыскать с аутсорсера не получится, даже когда виноват в ней он, потому что неверно исчислил налог. Взыскивать можно только пени и штрафы.
Отсутствие оперативности
Если ваш бизнес нуждается в оперативных данных, например, необходима достоверная информация о наличии товара на складе, то при работе с аутосорсинговыми компаниями вы не будете иметь такой возможности, так как процесс обработки информации, полученной от вас, занимает какое-то время. Решением данной проблемы может быть настройка удаленного доступа для сотрудников вашей компании и возможность самостоятельного введения и контроля прихода товаров и отгрузки.
Аналогичная ситуация может возникнуть если Вы возложите на удаленного бухгалтера функцию обработки счетов и функцию заведения платежных поручений в клиент-банк в достаточно большом объеме. Нужно учитывать, что помимо вашей компании, бухгалтер обслуживает еще нескольких клиентов и счет, который срочно нужно оплатить, может быть еще не внесен в банк в виду загруженности бухгалтера.
Также есть риск частичной потери контроля над выполнением поставленных задач из-за отсутствия прямого подчинения специалистов аутсорсинга штатным сотрудникам компании.
Расчет стоимости услуг бухгалтерского обслуживания
Многие компании в целях рекламы и при первичном общении сознательно занижают стоимость и не дают клиенту четкого понимания, как рассчитывается стоимость услуг и какие факторы влияют на стоимость. Зачастую клиенты сталкиваются с тем, что неправильно поняли менеджера и под операцией (как правило стоимость услуг рассчитывается от их количества) понимаются совсем другие показатели.
Необходимость в организации обмена данными
Если у вашей компании достаточно большой документооборот (более 50 документов в день), то нужно понимать, что для того, чтобы передать удаленному бухгалтеру эту информацию нужно выделить сотрудника для организации такой передачи, например сканирование и отправка информации по почте или через файлообменник. Кроме того, обязательно утвердите регламент взаимодействия между вашей компанией и компанией-аутсорсером для эффективного взаимодействия.
Нарушение политики конфиденциальности
Убедитесь, что компания, которая предоставляет услуги по ведению бухгалтерского учета, соблюдает политику конфиденциальности и готова подписать соответствующее соглашение. Это позволит избежать раскрытия внештатными специалистами производственной и коммерческой тайны.
Невозможность контролировать деятельность удаленного бухгалтера
Еще один минус сотрудничества с внешней бухгалтерской компанией – невозможность установить контроль над ее деятельностью и работой непосредственных исполнителей. Бухгалтеры, не работающие непосредственно в компании, не знают производственных тонкостей и по этой причине могут допускать неточности в ведении учета. Рекомендуем при заключении договора оговорить обязанность бухгалтера посещать производство/склад/торговую точку с целю ознакомления и более полного понимания работы вашей компании.
Качество оказываемых услуг
Не редко аутсорсинговые компании ругают за низкое качество услуг, связанное с отсутствием у сотрудников требуемой квалификации. Убедитесь, что сотрудники, оказывающие услуги имеют как минимум экономическое образование и что, помимо штатных бухгалтеров в компании, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета, есть специалисты иных специальностей, таких как юристы, налоговые консультанты, аудиторы. Это может говорить о том, что данные специалисты всегда будут готовы помочь вашему бухгалтеру в решении сложных вопросов, которые могут возникать в процессе работы.
Хранение оригиналов документов
Многие компании–аутсорсеры настаивают на необходимости передачи им оригиналов документов для ведения учета и организуют их хранение в своем офисе. Мы бы не рекомендовали поступать данным образом, хотя в какой-то мере это удобно для вас. По окончании договора с компанией, вы можете столкнуться с тем, что часть документов утеряна или повреждена в виду небрежного к ним отношения. Ответственность за наличие оригиналов документов несет генеральный директор, а восстановить какие-то документы порой невозможно. Вы можете попросить бухгалтера подъехать к вам в офис и помочь наладить систему архивации документов.
Отсутствие контактного лица
В ходе работы над проектом по ведению бухгалтерского учета в вашей компании аутсорсеры могут привлекать нескольких специалистов, таких как: бухгалтер, помощник по работе с первичной документацией, бухгалтер по расчету заработной платы, кадровик.
Каждая аутсорсинговая компания выбирает свой регламент работы и регламент взаимодействия с клиентом. Не советуем работать с компаниями, которые не предоставляют единое контактное для вас лицо, контролирующее работу внутри компании и являющиеся связующим звеном. В противном случае есть риск «размазывания» ответственности и потери важной информации.
Не стоит забывать, что аутсорсинг – это не просто передача функций сторонним провайдерам по принципу «отдал и забыл». Для того чтобы аутсорсинг принес бизнесу преимущества, обе компании должны постоянно поддерживать связь и коммуникацию между собой, выстраивать партнерские отношения.
